Convegno: conservazione sostitutiva e valore legale del documento informatico

4 Maggio 2011

Luigi Gregori, capogruppo aziende Telecomunicazioni e Informatica di Confindustria Udine e presidente di Cogito ha aperto i lavori dell’incontro sul tema “Conservazione sostitutiva e valore legale del documento informatico e della PEC”, svoltosi il 6 maggio a Palazzo Torriani.

La presenza di Gregori è stata importante per l’introduzione ai temi dell’incontro in quanto l’azienda di ICT Cogito è in grado di portare in prima persona la sua testimonianza, avendo già da tempo adottato l’archiviazione documentale e contrattuale. L’amministrazione dell’azienda sviluppa infatti tutti i flussi documentali in formato digitale limitando al massimo l'utilizzo del documento cartaceo. Una scelta consapevole che è stata compiuta anche in un’ottica di salvaguardia ambientale, un orientamento che vede l’azienda impegnata con diversi progetti in fase di attuazione.

Un caso specifico che è possibile presentare è SAFElog, la soluzione per l’archiviazione e certificazione dei log di accesso, progettata per ottemperare alle normative nazionali in tema di privacy assurance e di obblighi degli amministratori di sistema relativamente alla gestione degli accessi ai sistemi stessi. La soluzione prevede l’installazione, all’interno della rete cliente, di un’appliance sotto forma di macchina virtuale dedicata alla raccolta dei dati interni alla rete. I log ricevuti dall’appliance vengono resi inalterabili e conservati per il tempo previsto (6-12 mesi, in base alle richieste del cliente), come previsto dalla normativa. Lo staff di Cogito, inoltre, include uno studio legale specializzato; questa collaborazione garantisce al cliente adeguato supporto in caso di contestazioni.

Il convegno di venerdì 6 maggio ha visto, inoltre, i contributi dell’avvocato David D’Agostini, dell’omonimo studio, e di Umberto Zanini, dottore commercialista e revisore contabile.

Qualche accenno sul tema. Il decreto legislativo 30 dicembre 2010 n. 235 ha apportato una serie di modifiche e di integrazioni di ampia portata al noto Codice dell'amministrazione digitale (d.lgs. 7 marzo 2005 n. 82). Il nuovo testo normativo fornisce importanti indicazioni sulla validità della copia informatica di un documento cartaceo, nonché dei duplicati digitali. Inoltre vengono introdotte nuove tipologie di firma elettronica, accanto alla nota firma digitale, per la sottoscrizione di documenti informatici con pieno valore legale. L'utilizzo di tali strumenti informatici risulta affiancato dalla Posta Elettronica Certificata (PEC), mezzo di comunicazione veloce, sicuro e giuridicamente rilevante, obbligatorio non solo per le pubbliche amministrazioni, ma anche per le società iscritte al registro delle imprese e per i professionisti iscritti in albi ed elenchi tenuti da ordini e da collegi. Il nuovo testo normativo riprende, altresì, il fondamentale tema della conservazione digitale dei documenti. Tra le novità introdotte, viene prevista la gestione della conservazione dei documenti e del relativo processo da parte di un responsabile della conservazione, il quale si può avvalere di soggetti pubblici o privati che offrono idonee garanzie. Ogni responsabile della conservazione dei documenti negli uffici pubblici può certificare il processo di digitalizzazione e di conservazione servendosi (se vuole) di conservatori accreditati. In questo modo un buon utilizzo dei documenti informatici e della posta elettronica certificata, in combinato con la dematerializzazione dei documenti cartacei, diventano strumenti per ridurre i costi, lo spazio e i tempi, per diminuire gli errori di immissione dei dati e per garantire la trasparenza: obiettivi primari delle aziende italiane e della pubblica amministrazione.

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